Voici les modalités nécessaires pour former un comité.

Le comité doit être formé d’au moins trois membres du SECMV pour faire la demande. Il doit aussi avoir un PV attestant de sa formation avec le prénom et le nom de trois personnes.

Une personne responsable du comité doit aussi être nommée et assurera la communication entre le SECMV et le comité pour toutes les questions.

Au besoin, voici un exemple de PV de comité (il y en a aussi plein d’autres du SECMV) en plus d’un document plus élaboré qui explique toutes les étapes (pas la version finale du document).

Pour une première réunion, une personne de l’exécutif peut aider ou faire le secrétariat et l’animation d’une réunion.

Pour avoir un budget et un local, une personne représentante du comité doit se présenter à la rencontre de l’Alternative qui a lieue une fois par session.

Les moments de réunions du comité exécutif varient selon les sessions. Vous pouvez écrire à secmv.administration@collegemv.qc.ca pour qu’un·e exécutant·e puisse vous indiquer la date de la prochaine réunion.

Pour tout ce qui est remboursements de dépenses de comité, voici un petit guide.

Nous voulons aussi, en dernier lieu, souligner les règlements du SECMV qui concernent les comités:

Article 54 : Rôles et responsabilités
Le SECMV met à la disposition un local à chaque comité dans la mesure du possible. Les membres des comités doivent s’assurer de la propreté du local. Le mobilier, les livres et autres actifs, autant physiques qu’électroniques, demeurent la propriété légale du SECMV que celui-ci met à la disposition des comités. Advenant la dissolution ou l’inactivité d’un comité, les actifs dont il disposait seront gérés ou archivés par le conseil exécutif et ce, jusqu’à la tenue de l’Alternative, où ils pourront être répartis au besoin.
Les comités doivent respecter les valeurs, la mission et les présents statuts et règlements du SECMV.
L’A.G. peut dissoudre un comité du SECMV, si elle juge que ce dernier ne respecte pas les valeurs ou les mandats du SECMV. Pour tous problèmes, les membres des comités peuvent se référer au Conseil exécutif du SECMV.
Sous réserve de leur mandat, les comités pourront établir toute politique de règles internes nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.
Chaque comité nomme un des responsables qui doivent rendre compte des activités du dit comité sous forme de rapport au minimum une fois par session, à l’exception du comité du café l’Exil.

Article 55 : Particularité
Tous les comités sont composés de membres bénévoles (ce qui veut dire non-rémunéré), à l’exception du café l’Exil.

Article 56 : Rôle des responsables de comité
 Ils ou elles répondent du comité devant l’AG.
 Ils ou elles administrent le budget, s’il y a lieu.
 Ils ou elles sont tenues de fournir tous les renseignements demandés par le C.E. ou l’A.G.
 Le terme de son mandat est d’un an maximum.
 Le responsable de chaque comité doit inciter les membres du comité à participer aux
assemblées générales.
 Les responsables de comité ne sont pas rémunéré-es.

Article 57 : Budget des comités
Dans le cas où le budget serait dépassé, les remboursements ne seront pas autorisés, à moins d’une entente avec l’exécutif du SECMV la personne à la permanence administrative fera un suivi régulier avec les comités.
Les comités du SECMV doivent obtenir une autorisation du SECMV pour octroyer de l’argent pour des articles, activités ou dons qui ne bénéficient pas directement au comité, aux membres du comité, au SECMV, aux membres du SECMV ou au Collège Marie-Victorin. Exception faite des remboursements de dépenses liées aux activités du comité ou aux déplacements nécessités par le comité.
L’argent utilisé à de telles fins sans autorisation du SECMV ne sera pas remboursé par celui-ci.